Dijital Arşiv; Belge niteliği taşıyan (evrak, proje, kitap, defter, fotoğraf, çizim vb.) son teknoloji ürünleri kullanılarak Provenance Sistemine uygun dijital ortama aktarılması işlemidir
Dijital Arşivin Avantajları
Zaman ve mekân sınırı olmadan belgelere erişim imkânı sağlar,
Dijital Arşivinize yetkiniz dâhilinde evden, ofisten, sahadan erişebilme imkanına sahip olacaksınız.
Belgelerin alternatifli korunması,
Çalışma masalarında mahremiyeti korunamayan veya fiziki olarak sürekli elden ele dolaşarak yıpranan arşivler sorununa çözüm sağlayacaksınız.
Belgelerin eş zamanlı çoklu kullanımı,
Eş zamanlı işlem gören veya birden fazla kişinin sorumlu olduğu evraklara, dijital arşiv ile, eş zamanlı olarak belgeye erişebilir ve işlemlerinizi zamanında gerçekleştirilebilirsiniz.
Gölge dosya israfının önlenmesi,
Dosyayla ilgilenen muhatapların fotokopi yoluyla gölge dosya oluşturmasına ihtiyaç duyulmayacak, arşivler gereksiz evrak yığınlarına muhatap olmayacak ve kağıt israfın engellenecektir.
Belgelere kaliteli, hızlı ve kesintisiz erişim
Standartlara uygun oluşturulan projeyle belgeye 3 saniyede erişim sağlanacaktır.
Belgelerin muhafazası ve yıpranmanın engellenmesi,
Yağmurlu havada saha mühendislerinin, proje dosyası ile şantiye alanına gitmesi ve evrakların ıslanmasından, sürekli arşiv rafından çıkarılan ve masa üstlerinde hırpalanan, experlerin elinde dolaşan dosyalar, dijital arşiv projesinden sonra, zorunlu olmadıkça arşivden çıkarılmayacak, arşiv belgelerinin yıpranması sorunu ortadan kalkacaktır.
Zaman ve personel tasarrufunun sağlanması,
Özellikle ofis çalışanlarının, belgeye hızlı ve güvenli erişimesi iş verimliliğini artıracak ve zamandan tasarruf sağlayacaklardır.
Kâğıt İsrafı önlenecek ve Gölge Dosya sorunu yaşanmayacak,
Tedbir amaçlı, her ihtimale karşı diye alınan ve üretilen gereksiz evraklar, hem kâğıt israfına neden olmakta hem de arşiv mekanlarının gereksiz evrak yığınlarıyla dolmasına sebep olmaktadır.
Mükerrer belge yoğunluğu ve gölge dosya ile içinden çıkılamaz ve yönetilemez arşivler sorunu yaşanmaktadır.
Dijital Arşiv Projesi ile, kağıt israfının önüne geçilecek ve YEŞİL OFİS’ler kurulacaktır.
Arşiv Mekân İsrafının önlenmesi
Yasal saklama süreleri devam eden belgeler, dijitalleştirilmiş olsa bile imha edilmezler ancak ancak yasal saklama süreleri dolduğu halde bilgi amaçlı tutulan belgeler dijitalleştirildikten sonra imha edilebilecek ve bu işlem ile arşiv mekanlarında fiziki yer darlığı giderilmiş olacaktır.
Maliyetlerden Tasarruf Sağlar
Personel veriminin artması, belgeye hızlı erişim, işlem sürelerinin kısalması ile maliyetlerin düşmesi sağlanacak ve daha az maliyetle daha çok verim sağlayacaksınız.
Uzaktan Çalışma İmkânı Sağlar
Kurum ve işletmelerde işlemlerin yürütülmesinde en önemli kaynak arşivlerdir. Arşivlere uzaktan erişim sağlanacağı için işlemlerde aksama yaşanmayacak ve uzaktan güvenli erişlen arşivler dönemi başlayacaktır.
Entelektüel Kaynak Oluşturur.
Görev değişikliği veya mesleğe yeni başlayanların bilgi edinme ve deneyimlerden faydalanması, arşivlerden ne kadar istifade etmesine bağlıdır.
Her bilgiyi deneyimli personele sorma ve öğrenme yöntemi yerine, uygulanmış projelerin arşiv kayıtlarından incelenmesi çalışanlar için önemli kazanım olacaktır.
Belge Kaybı Önlenir
Hukuki değeri olan ve yasal saklama süreleri devam eden arşiv malzemesinin kaybı halinde uğranılacak maddi zararlar tahmin edilenin ötesindedir. Belge kaybı ile işlemler yapılamaz hale gelir ve mağduriyetler oluşur.
Fiziksel Dosyaların birimlere zimmetlerinde, dosya ve klasör ölçekli zimmet yapılırken(her bir sayfa sayılarak zimmetlenemediği için, zimmet tesliminde kayıp belgenin takibi yapılamazken) dijitalleşen arşivlerde dosya zorunlu olmadıkça zimmete verilmemekte, okunması zor belge olması durumunda sadece ilgili belge zimmete verilip teslim alınarak belge güvenliği daha sağlıklı yürütülebilecektir.
Afetlere karşı üstün koruma
Bir çok kurum ve işletmede (Kocaeli , Sakarya, Düzce, Yalova depremleri), yangınlar, sel vb afetlerde özellikle fiziki belgeler ciddi zararlar görebilmektedir.
Zarar gören evraklar, komisyon marifetiyle tutanağa bağlanır ve yasal sorumluluktan kurutulmuş olunsa da, ilgili kurum ve şirketlerin devamı için belge ve bilgiye ihtiyaç duyulacaktır.
Arşivler, kurum ve işletmelerin tüm işlemlerinin yasal altyapısını oluşturduğu dikkate alındığında, dijitalleşen arşivlerin bu tür felaket durumu yaşasa bile işlem süreçlerinin inkıtaa uğramadan devamı sağlanacak ve herhangi bir mağduriyete sebep olunmayacaktır.
Yetki ve Sorumluluğa Uygun Kullanım,
Arşivler, kurum ve işletmelerin en mahrem içeriklerini içinde barındırır.
KVKK kanunu kapsamında bilgi güvenliğinin sağlanması, mağduriyetlerin önlenmesi için gerekli altyapıyı sağlamaktadır.
Kişi ölçekli, birim ölçekli, rol ölçekli vb. yetkilendirme kriterlerine uygun arşivin kullanılmasını temin edebilirsiniz.
Sürdürülebilir Arşiv Düzeni
Arşivler, bir defa düzenlenir, uzun yıllar düzenli kalır. Arşivler korunur, kurulan sistem işletilir ve arşiv mekânlarına ilgililerden başka kimse girmez.
Arşivler yaşayan organizma gibi, üretilir, süresi boyunca muhafaza edilir, süresi dolan evrak prosedürlere uygun imha edilir. Bu yaşam döngüsü ile yönetilen arşivlerin kurulması sağlanır.
Kurumsal Arşiv Otomasyonu ile Bütünleşik Arşivler Kurulur
Fiziki arşiv kayıtları, dijital arşivler, elektronik ortamda üretilen e-belgeler, video, ses, çizim , fotoğraf vb. formatta üretilen tüm belgeleri içinde barındıran bütünleşik arşiv yapısı kurulur.Aynı konuya ait veriler bütünleşik arşiv yapılarında muhafaza edilir ve yetki kapsamında kullanıcıların hizmetine sunulur.
Servis Büro Hizmeti (Dijital Arşiv Projesi) kapsamında yapılması gereken standartlar işlemler;
Provenance Sistemine bağlı ayrıştırma:
Evrakların işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uyarak, yani evrakın doğal durumunu, bütünlüğünü bozmadan asli düzenine uygun taramaya hazırlık işlemi gerçekleştirilir.
Belge Tarama:
Profesyonel doküman tarayıcıları ile evrakların ve paftaların dosya yapısına bağlı kalınarak taranması ve otomasyona aktarılması gerçekleştirilir.
Projelerde en çok yaşanan sorun; dosya içindeki farklı konu ve içeriğe sahip belgelerin tek görüntü belgesi olacak şekilde (provenansa aykırı) taranmasıdır.
İmaj İşleme ve Görüntü İyileştirme:
Dijitalleştirilen evrakların yeniden taramaya ihtiyaç duyulmadan otomatik olarak görüntü kalitelerinin düzeltilmesi, yamukluk düzeltme, boş sayfaların silinmesi işlemleri gerçekleştirilir.
Silik, atlanmış, hatalı taramaların tekrar taranması ve dosyasındaki ilgili yerine yerleştirme işlemleri bu aşamada gerçekleştirilir.
İndeksleme:
Dosya ve belgelere kolaylıkla erişimin sağlanabilmesi için, evrakların tanımlanması, erişim uçlarının sisteme girilmesi gerçekleştirilir. Dosya ve belge türlerine göre indeksleme alanları değişkenlik göstermektedir.
Dosya ve Belge İndeks alanlarının belirlenmesi, işverenin talebine ve sistemi kullanacak birimin önerilerine göre gerçekleştirilir.
Dosyalar için;
İnsan Kaynakları için:(TC No, Adı Soyadı, Doğum Yeri, Doğum Tarihi vb.)
İmar Dosyaları İçin: (Pafta, Ada, Parsel, Mahalle, Malik Adı Soyadı vb.)
Sözleşme Dosyası için: (İşin Adı, Firma Adı, Tarihi, vb.)
Belgeler için;
Yazışma evrakları için: (Belge Türü, Belge Tarihi, Geldiği-Gittiği Yer, Konusu vb.)
İşe Giriş Belgesi için: (Belge Türü, Adı Soyadı, İşe Giriş Tarihi, Görevi vb.)
Dijitalleştirme işlemine sadece mevcutta var olan belgelerin taranması olarak bakılmamalıdır. İşlemi devam eden dosyalara yeni belge girişleri, EBYS’de üretilen ve ilgili dosyasıyla entegre edilecek vb. süreçler de dikkate alınmalıdır.
Optik Karakter Tanıma:
OCR (Optical Character Recognition), taranmış kâğıt evraklar, PDF dosyalar, dijital kamerayla çekilen resimler gibi belge türlerinin düzenlenebilir ve aranabilir verilere dönüştürülmesine imkân sağlayan teknolojidir. OCR, resimlerdeki harfleri seçip ayırarak harflerden kelimeleri ve kelimelerden de cümleleri oluşturur.
OCR işlemi dosya üstverisi ve belge indeksinin alternatifi değildir. Tamamlayıcısıdır. Dosyaya ait aidiyet ve belgeyle ilgili indesk işlemi yapılmadan sadece OCR ile nokta atışı belgeye erişim zor olacaktır.
Kalite Kontrol:
Projenin ilk aşamasında proje planı işverenle paylaşılır. İşveren ile plan üzerinde genel değerlendirmeler yapılır ve mutabakata varılır. Mutabık kalınan iş planına uygun eğitimler verilir ve süreç başlatılır.
Kurumsal Arşiv Yönetim Otomasyonu projenin ilk aşamasında İşveren sunucularına kurulur. Yapılan Dijitalleştirme çalışmaları eşzamanlı olarak birimler tarafından aktif kullanılmaya başlanır.
Başarılı bir proje için;
Kurumsal Arşiv Otomasyonunun işin hemen başında işveren sunucularına kurulması,
Dosya türleri ölçeğinde en az 2’şer dosyanın tüm işlemlerinin işveren nezaretinde yapılması,
İşveren Kontrol Komisyonu Üyelerinin proje detayını işin başında öğrenmesi,
İşveren Denetimlerinin eş zamanlı olarak yapılmasıdır.
Projenin Eşzamanlı Kullanımı,
Projenin ilk haftasında işveren sunucularına Kurumsal Arşiv Otomasyonunun kurulmasından sonra, dijitalleştirilen belgeler eşzamanlı olarak indekslenir ve yine eşzamanlı olarak ilgili birim personelleri tarafından proje kullanılmaya başlanır.
Eşzamanlı proje kullanımındaki amaç;
Taranmış ve indekslenmiş dosyaların fiziki olarak arşivden istenmesi son bulacak,
Tamamlanan dosyaların eksikleri varsa, geri bildirimle düzeltilmiş olacak,
Sorunlu iş üretimi engellenmiş olacak,
İşverenin proje kullanımıyla ilgili bilgi desteği, uzmanlar tarafından proje aşamasında karşılanmış olacak,
Tamamlanan birim ve serilerde yeni üretilen ve ilgili dosyasıyla bağlantısı kurulacak evraklar, idarenin ilgili personellerince taranması, indekslenmesi ve otomasyona aktarılması aşamalarında idare personelinin bilgi desteğinin verilmesi sağlanacaktır.
Kurumsal Arşiv Otomasyonuna Aktarım ve Entegrasyon:
Dijitalleştirilen evraklar, manuel veya otomatik olarak Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemine aktarılır.
Kurumsal Arşiv Yönetim Otomasyonu seçiminde, arşivden sorumlu birimin yanında Bilgi İşlem Ofisindeki Yazılım Uzmanlarının da olması doğru olacaktır.
Arşivden sorumlu birimin, kullanıcı ihtiyaçları, kolay kullanım, evrak yönetim standartlarına uygunluk gibi parametreleri incelerken, bilgi işlem ofisindeki uzmanlar, otomasyonun sistem altyapısı ile uyumu, kullanılan diğer otomasyonlarda üretilen belge ve bilginin entegrasyonuna açıklığı gibi konularda incelemelerde bulunacak ve sürecin eksiksiz işletilmesi sağlanmış olacaktır.
Dijital arşiv, belgelerinize elektronik ortamda eş zamanlı, kesintisiz ve hızlı erişim imkânı sunar.
Dijital arşiv sayesinde arşiv verileriniz elinizin altında ve güvenli bir şekilde çalışmalarınıza yüksek oranda verimlilik sağlar.
Arşivin asgari düzeyde de olsa, düzenlenmesi ve kayıt altına alınması gerekmektedir..
Kullanım sıklığı fazla olan, yasal saklama süreleri uzun olan belgelerin dijitalleştirilmesinde öncelikli olmasını önermekteyiz.
Belediyelerde; Meclis Kararları, İmar Dosyaları, Ruhsat Dosyaları, İK Dosyaları gibi hem uzun süreli muhafaza edilen hem de kullanım sıklığı fazla olan belgelerden başlanılması faydalı olacaktır.
a. Dosya Düzenleme: (Tasnif, Niteleme, veri Girişi, Etiketleme, Adresleme) işlemlerinde dosya adedi,
b. Belge Tarama: A3,A4,A5 Ebatlarındaki belgelerin taranmasında Sayfa adedi,
c. İndeks ve OCR: Taranan her bir belgenin ve belge grubunun indekslenmesi isteniyorsa, sayfa adedi,
d. Proje Tarama: A0,A1,A2 Ebatlarındaki belgelerin taranmasında Metre adedi,
e. Ciltli Eser Tarama: Defter, Rapor vb. ciltleri sökülmeden taranması istemesi durumunda sayfa veya varak adedi,
f. Otomasyon: Kurumsal Arşiv Kayıtlarının tutulduğu, dijitalleştirilen belgelerin yönetildiği, diğer otomasyonlarda üretine belgelerin de web servislerle aktarıldığı Kurumsal Arşiv Yönetim Otomasyonu,
Dosyanın provenasına uygun işlem yapılmalıdır. Dosya bağlantısı kurularak tarama işlemi gerçekleştirilmelidir. Yazışma klasörleri taranıyor ise, ilgili yazışma ve ekleri dikkate alınarak taranmalı, başka bir yazışmayla birlikte tek görüntü belgesi olarak taranmamalıdır.
Bir kısım dijitalleştirme işlemlerinde, dosyanın içindeki tüm belgelerden zımbalar sökülmüş ve tek görüntü belgesi olacak şekilde taraması yapılmış işler bulunmaktadır.
Bu tür yapılan işlerde, tarama yapanlar, tarama sonrası belge bütünlüğünün korunması için evrakları asli düzenine uygun hale getirmedikleri için dosyanın iç yapısını bozmuş olduklarından, tekrar aynı dosyaların provenansa uygun taranmasını imkansız kılmışlardır.
Bu dosyaların içindeki yapının tekrar kurulması, dosyayı üretenler tarafından yapılması gerektiği için, bu tür personellerin arşiv dosyalarının içine girip, eski haline getirmeleri asli işlerini aksatacak veya böyle zahmetli bir işin yapılmasına sıcak bakmayacaklardır.
Bu tür provenansı bozulmuş ve standarda aykırı işlerin rehabilitasyonu için d-CoreGid Otomasyonunu geliştirdik ve müşterilerin hizmetine sunduk.
Rehabilitasyon çalışmasında dosyanın fiziki yapısının rehabilitasyonu yerine sıralı taranmış olan evrakların dijital ortamda konu ve ek ilişkisinin kurulması ile hata düzeylerini asgari seviyeye çekilmiş olacaktır.