Arşiv El Kitabı

KİL TABLETLERDEN KAĞITSIZ OFİSE

YOLCULUK

İNSAN UNUTUR, ARŞİV UNUTMAZ

ÖNSÖZ

Bilginin ve bilgiye ulaşmanın adeta bir güç elde etmek anlamına geldiği çağımızda bu güce ulaşmayı kolaylaştırmak da o gücü elde edebilmek kadar önemlidir. Kurumlar yalnızca günlük işlerini yürütebilmek için bile yazılı bir belge üretmek durumundadırlar. En basit rutin işler sürecinde ve neticesinde teşekkül eden bu belgeler, farklı önem derecelerinde bilgiler ihtiva ederler.

Ancak üretilen bilgi eğer kontrol edilemezse elimizde bir güç olmaktan daha ziyade bir yığın ve belki bir çöp olarak değerlendirilebilir. Eldeki ham bilginin saklama koşullarının oluşturulması uygun araştırma araçlarıyla o bilgiye ulaşımın sağlanması gibi konular da o bilginin işlenmesi süreçlerindendir. O halde bizler ancak işlenmiş bilginin bir güç olabileceğinden bahsedebiliriz. İşlenen bu bilgiyi de araştırmacılara sunabildiğimiz ölçüde gücümüzü göstermiş oluruz.

Türkiye’de özel sektör ve devlete ait kurumların çok büyük bir çoğunluğu düzenli bir arşivden yoksundur. Sözkonusu kurumlar tek tek birimler bazında, kişilere dayalı sistemlerle aradıkları evrak ya da dosyalara uzun uğraşlar sonucu ulaşırlar. Bütçe oluşturulurken kurumların başka iş kalemlerine öncelik vermeleri yüzünden Türkiye’deki arşiv düzenlemeleri kurumların yalnızca en öncelikli birimlerinin arşivlerinin düzenlenmesi şeklinde gerçekleştirilir. Ancak üretmiş olduğu bilgilerinin tamamını yönetebilmesi bir kurumun prestiji açısından önem arzedeceği gibi, karar alma mekanizmasının işletilmesi bakımından da vazgeçilmez bir değere sahiptir.

İlk olarak 16 Haziran 2007 yılı itibariyle arşiv düzenlemesi çalışmasını başlatmış olan Kocaeli Büyükşehir Belediyesi, hem bilginin üretimi ve yönetilmesi esnasında harcanan emeği hizmete dönüştürmeyi hem de Devlet’in arşiv yönetimi konusunda oluşturduğu standartları uygulamayı amaçlamıştır.

Amacı Belediye personelini ürettiği belge ve bilginin yönetimi konusunda bilinçlendirmek olan bu kitapta arşivcilikle ilgili temel kavramlardan, düzenli bir arşivin neler kazandırdığından, arşivde yapılması gereken iş kalemlerinden bahsedilmiştir. Ayrıca kitapta, Başbakanlık Devlet Arşivleri’nin 25 Mart 2005 tarihli resmi gazetede yayınlanarak geçerlilik kazanan Başbakanlık Devlet

Arşivleri Genel Müdürlüğü Standart Dosya Planı’nın Kocaeli Büyükşehir Belediyesi’ndeki daire başkanlıkları ve müdürlükleri düzeyindeki uygulamaları mevcuttur.

Kocaeli Büyükşehir Belediyesi Kurumsal Arşiv Projesini hayata geçirirken hizmet alımı yöntemi ile uzman şirketten destek alınmış ve süreç yürütülmüştür.

Proje Kapsamında;

• Fizibilite Raporu Hazırlama,
• Daire Başkanlıkları ile Raporun Değerlendirilmesi,
• Dosya ölçekli örnek uygulamaların yapılması,
• Kurum Personellerine Eğitim,
• YAYSİS Kurumsal Arşiv Otomasyonu Kurulması,
• Tasnif İşlemleri,
• Envanter İşlemleri,
• Otomasyona Veri Girişi İşlemleri,
• Dosya Saklama Planına uygun listelerin hazırlanması,
• İmhalık Malzemenin tespiti ve ayıklanması,
• Yasal Saklama Süreleri devam eden malzemenin etiketlenmesi,
• Arşiv Dosyalarının dolaplara yerleşim planına uygun dizilmesi,
• Dolapların etiketlenmesi,
• Kurumsal Arşiv Otomasyon eğitimlerinin verilmesi işlemleri gerçekleştirilmiştir.

2007- 2011 yıllara arasında gerçekleştirilen Kurumsal Arşiv Projesinde Standartlara uygun arşiv düzeni kurulmuştur.

Arşivlerin, kurumumuzun ve ülkemizin tarihini belgeleyen milli değerler olduğunu hatırlatır , bu eserin hazırlanmasına önemli katkılar sunan Sayın Bilal KARSLI’ya, 4 yıl süren Kurumsal Arşiv Projesinde standartlara uygun iş geliştiren, uzman ekipleriyle kurum personeline uygulamalı eğitim sunan ve bu eserin basılması ve dağıtımını üstlenen Yeditepe Arşiv Kültür Sanat ve Yazılım Hizmetleri LTD.ŞTİ’ye teşekkürlerimi sunuyorum.

Osman AYVAZOĞLU

2007 Kocaeli

ARŞİV BELGELERİ

• El yazmaları, kartografik ve mimari belgeler, görsel- işitsel materyaller, mikrografi malzemeleri, kağıt ortamlar ve benzeri belgelerdir.
• Organizasyonun doğal faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan belgelerdir.
• Orijinal belgelerdir.
• Basılı yayınlar gibi çoğaltılamaz, üreten kişi veya kurumun izni dışında kullanılamazlar.
• Arşiv belgeleri güncel, yarı güncel ve güncel Olmayan belge niteliği taşırlar.
• Üretildikleri kurum ve fonksiyonlarına göre bir grup içinde fon ve seriler düzeyinde tanımlanırlar.
• Üretildikleri kurumlarda belli zaman aralıklarından sonra ayıklama- imha işlemine tabi tutulurlar.

Arşiv

Arşivi, kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen ve bir amaçla saklanan her türlü malzeme ve bunları barındıran yer olarak tanımlayabiliriz.

Arşivler

– Bir milletin en değerli hazinesi olarak;
– Devletin ve fertlerin haklarını,
– Milletlerarası münasebetleri belgeler ve korur;
– Ait olduğu devrin örf ve adetlerini sosyal yapısını, müesseselerini ve bunlar arasındaki münasebetleri ortaya koyarlar.

Arşiv Hizmetleri
Arşiv hizmetlerinin tam ve eksiksiz yürütülebilmesi için dört temel unsurun sağlanması, yerine getirilmesi gerekmektedir.
-Mevzuat
-Yeterli bina ve tesisler
-Yetişmiş uzman arşiv personeli
-Yeterli  Bütçe

Arşivin Önemi

Geçmiş ile bugün arasında irtibat kurar,
Ülkenin tapusu, milletin hüviyet vesikası,
Bir nevi hatıratı,
Milletin bütün varlığı, hakları ve özellikleri ile onu geçmişinden bugüne, bugününden yarına bağlayan temel dayanağı, en değerli kültür ve tarih hazinesi.

Bu kurumun kendi bünyesinde oluşturacağı düzenli bir arşivin sağlayacaklarını şu başlıklar altında toplamak mümkündür;

• Zamandan kazandırır
• Doğru bilgiye ulaştırır
• Para kazandırır
• Yerden tasarruf sağlar
• Personelden kazandırır
• Ekipmandan kazandırır
• Prestij kazandırır
• Çalışan motivasyonunu artırır

Arşivin Görev ve Fonksiyonları
Arşiv malzemesini tespit etmek ve Ayırmak,
Arşiv malzemesini kayba uğramaktan kurtarmak,
Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak,
Arşiv malzemesini yararlanmaya sunmak.

Arşivci

Birim ya da kurum arşivinde tüm arşiv hizmetlerinin yürütülmesi ve arşive intikal eden arşiv malzemesinin standartlara uygun şekilde arşivlenmesi ve yönetilmesini sağlayan kişidir.
Geçmişin bekçisi. Geleceğin  Koruyucusu
Arşiv dokümanını toplar,
Arşiv dokümanını korur,
Arşiv dokümanını tasnif eder,
Arşiv dokümanını değerlendirir.

Sorumlulukları

1. Kuruma ait düzenli bir arşiv programı belirlemek.
2. Belirlenen bu program dahilinde malzemeleri toparlamak.
3. Toparlanıp düzenlenen malzemelerin saklama sürelerini tespit ederek imha edilmesi gereken evrakların listelerini hazırlayıp üst yönetime sunmak. Bu şekilde saklama ve ayıklama- imha planlarını oluşturmak.
4. Ayıklama sonunda imha edilmeyecek olan evrakların tanımlamasını gerçekleştirmek.
5. Tanımlanan evraklara ait verileri bilgisayara aktarmak.
6. Belgelerin ve bilgilerin, güvenli bir şekilde saklanması, korunması için gerekli teknik bilgiye sahip olmak, imkanlar doğrultusunda gerekli tedbirleri almak.
7. Kurum bünyesinden istenen bilgi taleplerini bir bütünlük içinde değerlendirmek ve sunmak
8. Kurumun sahip olduğu tarihi değere sahip malzemelerin gerektiğinde kurumun imajına değer kazandıracak şekilde (maddi ve PİAR olarak) ajanslara veya benzeri kurum ve kişilere güvenli bir şekilde pazarlanmasını sağlamak,
9. Aylık ve yıllık olarak amirleri bilgilendirmek amacıyla raporlar hazırlamak.
10. Kurum arşivi yıllık çalışma planı hazırlamak ve plan doğrultusunda çalışmaları yürütmek
11. Talep edildiği takdirde kurumun sahip olduğu tüm malzemelerin kurumiçi çalışmalarda kullanılmak üzere kurum prensiplerini oluşturmak talep edenleri bu konuda bilgilendirmek ve uygulamak.
12. Kurum içi ve kurum dışı kullanmak üzere verilecek malzemeler için tutanak/ sözleşme hazırlamak ve geri teslimlerini takip etmek.
13. Kurum arşivi çalışmalarında hem yetiştirmek hem de bazı işlerde geçici süre kullanmak için stajyer eleman almak.
14. Arşivde kullanılacak her türlü kırtasiye malzemeleri hakkında bilgi sahibi olmak satın alınacağı zaman gerekli kişi veya birimi bilgilendirmek.
15. Arşiv alanında teknolojik gelişmeleri takip etmek, kurumu bilgilendirmek ve yenilikleri gerektiğinde kurumun arşivinde uygulamak.

Türk Arşiv Tarihi

Türkiye Cumhuriyeti’nin kuruluşundan sonra farklı zaman dilimlerinde oluşturulan devlet arşiv kurumları şu silsileyi takip etmiştir;

• Tarih 1927 Başvekalet Kalem-i Mahsus Müdürlüğüne bağlı Mahzen-i Evrak Mümeyyizliği
• Tarih 1929 Baş muamelat Müdürlüğüne bağlı
• Tarih 1933, 2187 Sayılı Kanunla, Başvekalet Evrak ve Hazine-i Evrak Müdürlüğü
• Tarih 1937, 3154 Sayılı Kanunla, Başvekalet Müsteşarı’na bağ1ı müstakil Arşiv Dairesi
• Tarih 1943, 4443 Sayılı Kanunla Başvekalet Müsteşarına bağlı Başvekalet Arşiv Umum Müdürlüğü
• Tarih 1954, 6330 Sayılı Kanunla Başvekalet Teşkilatı Hakkında Kanun’da yer aldı
• Tarih 1976 Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı kuruldu.
• Tarih 10 ekim1984, 3056 Sayılı Kanun’la Başbakanlık Kanunu çerçevesinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü kuruldu.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü

10 ekim1984 tarihinde kurulan Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü,

• Milli arşiv politikasının esaslarını belirlemek, bu esasların uygulanmasını takip etmek ve denetlemek,
• Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren her türlü bilgi ve belgeleri toplamak, değerlendirmek ve saklamak,
• Çeşitli kurumlar elinde bulunan arşiv malzemesini tespit etmek, toplamak, gerektiğinde satın almak, bunların tamir ve restorasyonunu yapmak, tasnif ve tercüme etmek, uygun görülenleri yayınlamak,
• Yurt içi ve dışı arşivcilik ve bununla ilgili bilimsel gelişmeleri takip etmek, bu alandaki eserleri tercüme etmek, yayınlamak, önemli ve değerli arşiv malzemesini yurt ve dünya bilim çevrelerine sunmak,
• Tarihi, kültürel ve estetik değeri olan arşiv malzemesinden koleksiyonlar yapmak, gerektiğinde arşiv müzesi kurmak ve sergiler açmak.
• Arşiv malzemesinin tahribini önleyecek tedbirleri almak. arşiv laboratuarı kurmak,
• Arşiv malzemesinin kopyalarını çıkararak devamlılığını sağlamak ve bunları küçük hacimlere döndürmek için film, mikrofilm, fotokopi ve gerektiğinde diğer ileri teknikleri uygulamak,
• Devlet Arşivlerinden yararlanma esaslarını belirlemek, arşivlerdeki araştırma taleplerini değerlendirmek ve gerektiğinde izin vermek,
• Her türlü bilgi ve arşiv malzemesini derlemek, ayıklamak ve her an kullanılır hale gelecek şekilde tasnif ederek muhafaza etmek,
• Kamu kurum ve kuruluşlarının arşivlerinde ayıklama, saklama ve imha işlemlerini denetlemekle görevlidir.

Mevzuat

Bu görev 3473 Sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun” ve 16.05.1988 tarih ve 19816 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümleri çerçevesinde yürütülmektedir.

Yasal Sorumluluklar

İlk olarak 2002 yılında oluşturulmaya başlanan ve 25 Mart 2005 tarihi itibariyle  resmi gazetede yayınlanarak geçerlilik kazanan Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Dosya Tasnif Planı kodlarının kullanılması zorunlu hale getirilmiştir.

Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Standart Dosya Planı: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Dosya Tasnif Planı teknik olarak 3 ana dosya tasnifi bölümüyle, 1991 yılı itibariyle devlet birimlerine bildirilerek uygulanmasına başlanan haberleşme kodu kapsamındaki birim kodu bölümlerinden oluşmaktadır.

000- 099 sayı aralığı tüm devlet kademelerindeki genel alanlar için (tamimler, yönetmelikler, genelgeler vs…) düşünülmüş ve uygulamaya konulmuştur.

600- 999 sayısal aralığı ise devletin tüm kurumlarında benzer faaliyet üreten birimlerin ortak alanları şeklinde tasarlanmış olup, ortak alanı teşkil eden fonksiyonlara birer kod numarası verilmiştir. Örneğin; imar işlerinin kod numarası Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Dosya Tasnif Planı’nda 754 olarak belirlenmiş ve devlete ait tüm kurumlarda imar işleri ile ilgili bir arşiv düzenlemesi yapıldığında bu kod numarasının kullanılmasına karar verilmiştir.

100- 599 sayısal aralığı ise Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Dosya Tasnif Planı’nda Ana Hizmet Birimleri olarak adlandırılmış olup devlet bünyesindeki kurumların kendi ana faaliyetlerini kapsamaktadır. Bu bağlamda belediyelerin 100- 599 sayısal aralığındaki ana hizmet faaliyetlerine ait kod numaralarını belirleme yetkisi ise İçişleri Bakanlığı’na tevdi edilmiştir.

Arşiv Malzemesi

1. Türk Devlet ve millet hayatını ilgilendiren
2. En son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış,
3. Kurumların işlemleri sonucunda teşekkül etmiş ve onlar tarafından muhafazası gereken,
4. Türk milletinin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken,
5. Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya,
6. Tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan,
7. Ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli özelliklerini belirten,
8. Her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı, benzeri belgeler ve malzeme.

Arşivlik Malzeme

1. Arşiv malzemesi tarifinde sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlar,
2. Son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları,
3. Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası anlaşmalar,
4. Tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları,
5. Aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kâğıtları gibi belgeler.

Kutu

İçine dosyaların konulduğu ve dosyaların boyutlarına göre çeşitli büyüklüklerde olan koruma malzemesidir.

Dosya

Aynı konu, olay, vaka ya da kişiye ait  evrakların oluşturduğu bütüne verilen addır.

Evrak

Üzerinde bilgi ihtiva eden en alt seviyedeki arşivlik malzemedir.

Arşivde Dosyalama Sistemleri

Arşivcilik literatüründe 2 tip dosyalama sistemi vardır. 1- Konu Dosyalaması 2- Vaka Dosyalaması

Konu Dosyalaması: Aynı konudan evrakların teşkil ettiği dosya türlerine konu dosyalaması denir.

Vaka Dosyalaması: Tek bir vaka ya da kişiye ait olan çeşitli konulardaki evrakların oluşturduğu dosya türlerine vaka dosyalaması denir.

Arşivde Düzenleme Seviyeleri

Dosya Bazlı Düzenleme: Düzenlemenin tek tek evraklara göre değil de, dosya üzerindeki bilgiler referans alınmak suretiyle yapılmasıdır.

Evrak Bazlı Düzenleme: Düzenlemenin tek tek evraklara göre yapılmasıdır. Bu aşamada, her bir evrak bir dosya gibi işlem görür.

Birim Arşivi

Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini ifade eder. (Mükelleflerin taşra, bölge ve yurtdışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.)

Kurum Arşivi

Kurum ve kuruluşların merkez teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivleri ifade eder.

Arşiv Mekanları

1. Kendiliğinden tehlike arz eden mahallerden,
2. Fabrika, yangın ve patlama tehlikesi olabilecek gaz, petrol veya patlayıcı madde depolarından,
3. Bir harp halinde stratejik maksatlarla kullanılabilecek bölgelerden uzakta.
4. İlerdeki muhtemel genişlemelerin dikkate alınması ile,
5. Arşiv binaları mümkün mertebe üniversite ve resmi kurumlara yakın inşa edilmelidir.

Arşiv Depolarının Donanım Özellikleri

İzolasyon: Yangına karşı dayanıklı duvar, döşeme ve kapılar

Klimatizasyon: Arşiv depolarında ısı 12–18 derece, nem ise %50–60 oranında tutulmalıdır. Isıtmada tazyikli sıcak su tercih edilmelidir.

Işık durumu: Depoya giren ışık miktarının özellikle yazın düşürülmesi gerekmektedir.

Genellikle depo yüksekliği 2.10 veya 2.20 olmalıdır. Raflar metal olmalıdır. 150–200 metrekareyi geçmemelidir. Metrekare başına 1500–2000 kg. yükü taşıyabilmelidir. Ahşap yer döşemesinden kaçınılmalıdır.

BİRİM ARŞİV İŞLEMLERİ
Evrakın Teşekkülü
Evrak kayıtlara uygun olarak dosyalanır.
Bu amaçla evrakın tasnifini gösteren dosya planı yapılmalıdır
Dosyalama planı olmadığı takdirde:
a-Yönetimin ihtiyacı olan bilgi  ve belgeye hızlı erişilemez
b-Arşivlerde gereksiz ve düzensiz evrak yığınları oluşur
Dosyalama sistemleri sürekli gözden geçirilmeli,
İhtiyaca cevap vermediği takdirde değişiklikler yapılmalı,
Eski plan il yeni plan arasında ilgi kurulmalıdır.
Yazılar ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır Özellikleri sebebiyle ekler ayrı yerde dosyalanacaksa, belge ile eki arasında
İrtibat sağlanmalıdır
Dosya planı dikkate alınarak açılacak dosya veya klasörlerin sırt kısımlarına
a-Dosya veya klasörün ait olduğu birim,
b-Konu kodu, konu adı
c-İşlem yılı
gibi unsurlar mutlak suretle yazılacaktır.

Birim arşivine intikal eden arşiv malzemesi sırasıyla şu işlemlerden geçirilerek sisteme entegre edilmeli ve hizmete sunulmalıdır;

Ayıklama: Belirli bir konu ya da vakaya ait olan arşiv malzemelerinin içinde kanuni saklama süresini doldurmuş olanlarının nihai tasfiye için belirlenip diğerlerinden ayrılması işlemidir.

Tasnif: Arşivlik malzemenin yapısına uygun düzenleme mantığına göre (yıl, bölge, birim vs.) sınıflandırılması işlemidir.

Dosya Değiştirme: Eskimiş dosyaların kurum logolu yeni dosyalarla değiştirilmesi işlemidir. Bir arşivde en fazla zamanı alan işlemlerden biridir.

Kutulama: Tasnif edilen dosyaların uygun ebatlardaki kutulara konularak raflara yerleştirilmesi işlemidir.

Tanımlama: Bir dosya ya da evrakı ait olduğu yerde bulmamızı sağlayan ve o dosya ya da evrak üzerindeki verilerden elde ettiğimiz kısa niteleme bilgileridir.

Veri Girişi: Form üzerine işlenmiş tanımlama bilgilerinin bilgisayara aktarılması işlemidir.

Mükerrer Kayıtların Kontrolü ve Birleştirme: Arşivde zaten varolan bir dosyanın hiç yokmuş gibi algılanıp yeniden üretilmesi durumuna mükerrer dosya diyoruz. Bu dosyaların kontrol edilmesi de uygun bilgisayar programlarıyla yapılmaktadır. Tespit edilen mükerrer dosyaların fiziksel ortamda birleştirilip bilgisayardaki bilgilerinin de düzeltilmesidir.

Etiketleme: Arşivdeki dosya ve kutuların üzerine etiketlerin yapıştırılmasıdır. Etiketler üzerindeki bilgiler mutlaka Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Standart Dosya Planı’na uygun olmalıdır.

Koruma yükümlülüğü
Birimler, ellerinde bulundurdukları ve kurum arşivine teslim etmedikleri belgeleri her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak,
Mevcut asli düzenleri içerisinde, düzenli bir şekilde saklamakla
yükümlüdürler.

Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırım, ve Hazırlanması

Birimler her yılın ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzemeyi, gözden geçirmek suretiyle,
a- İşlemi tamamlananlar,
b- İşlemi devam edenler,
c- İşlemi tamamlanmış olmasına  rağmen elde bulundurulması gerekli olanlar,
şeklinde bir ayırıma tabi tutarlar.
Ayırım işlemini müteakip, işlemi tamamlanan dosyalar, birim arşivine “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” ile birlikte teslim edilir.

Ayırım işleminden sonra işlemi tamamlanan arşivlik malzeme;   
a-Birimi,
b-İşlem yılı (Teşekkül ettiği yıl)
c-Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,
d-Aidiyet içerisindeki tarih, (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe göre yapılır. Ekler için de, aynı usul uygulanır) ve sıra numarası esas alınmak suretiyle hazırlanır.

İlgili birimlerce, yukarıda sayılan işlemleri tamamlanmış arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir.

Uygunluk Kontrolü
Ayırım sonucu işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde:

• Devredilecek malzemede işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre varsa kayıt defteri veya föyü gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekrar olup olmadığına,
• Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,
• Klasör sırtlarındaki bilgilerin, içindeki bilgilere uyup uymadığına,
• Klasör ya da dosyalar üzerine, dosyalama planına göre verilmiş numara, birim adı ve ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,
• Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,
• Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır ve eksikleri varsa tamamlanır.

Bu kontrol ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personeli tarafından beraber yürütülür.

Birim Arşivlerinde Ayıklama ve İmha
Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve İmha işlemleri Kurum Arşivinde yapılır.
Taşra. bölge ve yurtdışı arşivleri birim arşivi olmakla birlikte, kurum arşivi gibi çalışarak ayıklama ve imha işlemleri yaparlar.

Birim Arşivine Devredilmeyecek Malzeme

Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, eğer gerekiyorsa biriminde tutulur, gerekmediğine karar verilirse bunlar kesinlikle Kurum Arşivine devredilmez.

Birim Arşivinde Arşivlik Malzemenin Saklanma Süresi
Dosyalar birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan, dosya planı dikkate alınarak saklanır.
Arşiv ve arşivlik malzemenin birim arşivlerinde bekleme süresi, birimlerin ihtiyaçları dikkate alınarak 1-5 yıl süre ile sınırlı tutulur. Bu süre sonunda Kurum Arşivine aynı düzende teslim edilir.

Birim Arşivlerinden Yararlanma

Birimler, gerektiğinde birim arşivinden dosya alabilirler. Birim arşivinden alınan dosya veya klasör yerine vekil fiş bırakılarak alınan dosya veya klasörün takibi yapılır.
Birim arşivlerinden alınan evrak veya dosyaların takibinden birim arşiv sorumluları sorumlu olacaktır.

Dosyaların Kurum Arşivine Devri
Birim arşivlerinde saklama sürelerini tamamlayan dosyalar,
a- “Arşivlik Belge Devir Teslim Listesi” doldurulmak suretiyle envanter sırasına göre,
b- Dosya ve klasör düzeni bozulmadan kurum arşivine devredilecektir.
Teslim işlemleri birim arşiv sorumluları tarafından yerine getirilecektir.
Dosya Muhteviyatı Döküm Formları, Devir Teslim Listesi olarak da kullanılabilecektir.

ARŞİVLİK BELGE DEVİR TESLİM LİSTESİ
Kurumu                 :………………              Listeleme Türü
Birimi/Alt Birimi  :………………      Belge     Dosya      Klasör

KURUM ARŞİVİ İŞLEMLERİ

Malzemenin Kurum Arşivinde Yerleştirilmesi

Kurum Arşivine devredilen malzeme, birimler için ayrılan bölümlerde, teşekkül ettiği düzen bozulmadan asli düzeni içerisinde yerleştirilerek,

muhafaza edilir.

Kurum arşivine devredilen malzeme, hangi birime ait olduğuna bakılmaksızın, ait olduğu konu koduna göre raflara yerleştirilmelidir.

Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Süresi

Mükellefler ellerinde bulundurdukları Arşiv malzemesini 10-14 yıl arasında Kurum Arşivi’nde muhafaza edeceklerdir.

Arşivlik malzeme kanuni saklama süresini dolduruncaya ve kanuni saklama süresini dolduran arşiv malzemesi, ayıklama imha komisyonunun nihai tasfiye süreci ile ilgili kararını verinceye kadar kurum arşivinde muhafaza edilir.

Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha

Ayıklama
Arşiv Malzemesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayrımı ve ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini ifade eder.

Nihai Tasfiye

Bir kurumdaki yasal saklama süresini doldurmuş evrak ve dosyaların nihai işleme tabi tutulmasıdır. Nihai işlem bazı dosyalar için imha, bazı dosyalar içinse Devlet Arşivleri’ne gönderilmek demektir.

Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, Kurum Arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

AYIKLAMA VE İMHA İŞLEMLERİ
Ayıklama
Arşiv Malzemesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayrımı ve ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini ifade eder.

İmha
İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre imhası işlemini ifade eder.

Amaç ve Önemi
Arşivlerde gereksiz malzemenin saklanmasını önlemek,
Depolarda yer darlığına ve karışıklığa son vermek.
Arşivleri lüzumsuz belgelerle doldurmamak,
Yer ve iş kaybına mani olmak.

İmha Edilecek Malzeme
– Şekli ne olursa olsun her çeşit tekid yazıları,

• Elle daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler.
• Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değeri olanlar hariç).
• Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer
• Resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kâğıtlar. PTT’ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adı ve taahhütlü zarf ve benzeri) kaydedildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,
• Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar. (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri hazırlık dokümanları),
• Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,
• Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü yazışmalar,
• Bir örneği takip veya saklanılmak üzere ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş, her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,
• Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı
• Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,
• Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dökümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,
• Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları, İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,
• Çalışma raporlarının fazla kopyaları.
• Yanlış havale ve sevk sebebiyle ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar.
• Kanun tüzük ve yönetmelik icabı belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklama sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar.
• İsimsiz imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler.
• Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,
• Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,
• İmtihan duyuruları, başvurular imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları,
• Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazıları,
• Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,
• Vatandaşlardan gelen istek, teklif teşekkür yazıları ve cevapları,
• Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,
• İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri
• Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup değersiz oldukları takdir edilenler ile, yukarıda genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerdir.

AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARININ TEŞKİLİ
Kurum Arşivlerinde Yapılacak Ayıklama ve imha İşlemleri İçin
– Arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya Kurum Arşiv Sorumlusunun BAŞKANLIGINDA,
– Kurum Arşivinden görevlendirilecek iki memur ile,
– Malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire ve ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek, kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi sahibi iki temsilciden oluşan

Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur

Birim Arşivlerinde (Taşra, Bölge, Yurtdışı Arşivlerinde) Yapılacak Ayıklama ve imha İşlemleri İçin

• Arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirinin BAŞKANLIGINDA,
• Varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile,
• Malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire ve ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek, kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden oluşan 5 veya 4 kişilik bir ayıklama ve imha komisyonu kurulur.

YETERLİ PERSONELİN OLMAMASI HALİNDE, BU KOMİSYON EN AZ ÜÇ KİŞİDEN TEŞKİL OLUNUR

Birim Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları
Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü  malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak yönetmeliğin 38. Madde hükümleri saklıdır.(Yön. 34. Madde)

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının  Çalışma Esasları
Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.
Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.
Komisyon kararları oyçokluğu ile alınır. Komisyonların oy çokluğu ile karar vermediği durumlarda, komisyon başkanının oy verdiği tarafın kararı esas alınır.

İmhaya Ayrılan Evrakın Tasnifi
Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Daha sonra imha edilecek malzeme için imha listelerinin düzenlenmesine geçilir.

İmha Listelerinin Hazırlanması
İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti,  aidiyeti içindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır.

İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

Mükellefler, tür ve vasıflarını kendi arşiv yönetmeliklerinde belirleyecekleri malzemeyi,  örneklerini saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutabilirler.

İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması
Hazırlanan imha listeleri, ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır.

İmha Tutanağı

İmha işlemi düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir.
Bu tutanak ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İMHA TUTANAĞI

Ayıklama ve İmha Komisyonunca………………….…’nin ……/…… yıllarına ait evrakı ayıklama işlemine tabi tutularak, muhafazasına lüzum görülmeyenler, imha listeleri tutulmak suretiyle imhaya ayrılmıştır. …………..tarih ve…….. sayılı Makam onayını müteakip, yukarıda zikredilen evrak, imha edilmek üzere ……….. tarihinde, ………….’a teslim edilmiştir

       Başkan             Üye              Üye                Üye                Üye
(İmza)            (İmza)          (İmza)            (İmza)             (İmza)

Liste ve Tutanakların Saklanması

İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önüne alınarak gruplandırılır.
Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir.
Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süre ile saklanır.

Faaliyet Raporu

Mükellefler, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri “Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” ile, takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderirler ..

Tasnif

Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme, işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan Organik Metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir.
Komisyonların çalışmaları sonucunda tespit edilen arşiv malzemesi, belgelerin ilk oluşum şekline uygun olarak, ekleri ile birlikte (dosya planı çerçevesinde) tanzim edilecektir.
Arşiv malzemesinin ilk oluşum şekline uygun olarak yeniden tanziminde
a-Birimi,
b-İşlem yılı,
c-Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,
d-Aidiyet içerisindeki tarih sıralaması
dikkate alınacaktır.

Bu işlemler yerine getirilirken, zarflar ve mükerrer nüshalar arşiv malzemesinden ayrılacaktır.

Tanzim edilen arşiv malzemesi düzeni bozulmadan dosya gömleklerine, bir dosyanın alabileceği oranda konulacak,
Dosya grupları teşkil edilecek, oluşturulan dosya gömleklerinin üzerine ilk dosyadan başlanılmak suretiyle müteselsil dosya sıra numarası verilecektir.

Dosyalama işlemleri sonucunda oluşturulan dosyalar, bağcıklı klasörlere veya Arşiv kutularına, bir klasörün alacağı oranda konularak, kutu veya klasör grupları teşkil edilecek,
Oluşturulan klasörlerin sırtına ilk klasörden başlayarak müteselsil kutu veya klasör sıra numarası verilecektir
Dosya ve kutu grupları oluşturulduktan sonra, dosya içerisindeki belgelerin
a- damgalama
b- numaralama
c- sayfalama
d- envanterinin hazırlanması işlemlerine başlanacaktır.

Damgalama
Damgalama, her belgenin üzerine tatbik edilecek
a- aidiyet
b- arşiv yer damgası işlemidir.
Belgenin hangi kuruma ait olduğunu belirtilen Aidiyet Damgası belgenin sol üst köşesine tatbik edilir.
Arşiv yer damgası, üzerine
a- kuruluş kodu, (1)
b- birim kodu, (2)
c- alt birim kodu, (3)
d- dosya planı kodu, (4)
e- kutu numarası, (5)
f- dosya numarası, (6)
g- evrak sıra numarası, (7)
gibi belgeyi tanımlayacak kodların ve belgenin yerini belirleyecek numaraların yazılacağı damgadır. Örnek

Sayfalama
Sayfalama işlemi, belgenin toplam sayfa sayısının belirlenmesi işlemidir.
Belge ve ekleri sayılarak elde edilen toplam sayfa sayısı, belgenin sol alt köşesine kurşun kalemle yazılır.

Etiket
Geçici olarak numaralandırılan dosya ve klasörlerin tamamı etiketlenir.
Etiketler dosya gömleklerinin sağ üst köşesine, klasörlerin ise, sırt kısmına yapıştırılır.

Arşiv Malzemesinin Devri

Devir işlemi, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü önceden haberdar edilerek, Genel Müdürlüğün belirlediği bir tarihte, Envanter formları ile birlikte, Resmi bir yazı ile yapılır.

Teslim tarihi belirlenmiş fon, toz, yangın vb. olumsuz etkilerden korunarak, muhafaza şartları sağlanarak devredilir.

Kurum ve kuruluşlar arşiv malzemesinin devri konusunda ihtiyaç duyarlarsa Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nden rehberlik hizmeti talep edebilirler.

Ayıklama ve imha işlemlerinden sonra Arşiv Malzemesi olduğuna karar verilen ve Kurum Arşivi’nde saklanma süresini tamamlayan malzeme “Genel Müdürlüğe devredilecekler” şeklinde ayrılarak, hazırlanacak “Arşiv Malzemesi Devir-Teslim Envanter Formları” ile birlikte en geç bir yıl içinde Devlet Arşivi’ne devredilir.

Faaliyet Raporu

Mükellefler, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri “Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” ile, takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderirler .

Devamı ve E-Kitap Hali için Tıklayınız…